Sui server di IFAC sono installati servizi cloud forniti dalla piattaforma “nextcloud” il cui utilizzo è concesso esclusivamente al personale dipendente e associato di CNR-IFAC, solo utente diretto della piattaforma.
L’uso del cloud è disciplinato dalle condizioni stabilite nel “Regolamento per l’uso della piattaforma nextcloud” in possesso del personale dipendente o associato di CNR-IFAC e disponibile nella sezione Privacy delle Intranet.
Ciascun account per l’accesso al cloud è pertanto personale.
Ciascun utente è responsabile dei contenuti ospitati dalle proprie cartelle e dei contenuti condivisi. In particolare, è responsabile dei contenuti delle proprie cartelle condivise con utenti esterni tramite collegamento pubblico, nonché di ogni contenuto condiviso su qualsiasi chat/videoconferenza del cloud.
La responsabilità si estende ai contenuti provenienti da utenti esterni che vengono ospitati nel proprio spazio di utenze, così come dell’utente che crea la chat/videoconferenza e rispetto al quale si assume automaticamente il controllo come moderatore.
È onere del personale dipendente e associato di CNR-IFAC di comunicare alle utenze esterne con cui eventualmente condividerà le cartelle nel cloud le condizioni di gestione dello stesso (il modello di comunicazione è disponibile nella sezione Privacy delle Intranet) [documento interno].
Il CNR-IFAC, attraverso la messa a disposizione della propria piattaforma, provvederà alla gestione dei dati personali in accordo con la propria Policy Privacy (si veda https://www.ifac.cnr.it/informativa-sul-trattamento-dei-dati-personali-ai-sensi-del-regolamento-ue-2016-679-gdpr/),dati non personali metadati, e prodotti in essa ospitati nonché, in caso di applicazione, delle norme in tema di protezione dei dati personali, e riduzione del rischio del derivante dalla loro violazione (si veda https://nextcloud.com/gdpr/).
Resta in ogni caso vietato utilizzare il cloud per ospitare dati personali appartenenti a categorie speciali di dati (già dati sensibili),cioè quelli che rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale delle persone.
Il CNR-IFAC garantisce, secondo standard comunemente accettati, altresì che la propria Piattaforma è in grado di preservare la segretezza, la confidenzialità e la sicurezza dei materiali secondo standard di sicurezza correnti a condizione che il destinatario della presente comunicazione conservi e gestisca con la massima diligenza il link necessario al login alla piattaforma.
Il contenuto delle cartelle, file o utilizzo delle app, potrebbe essere ispezionato dagli amministratori del cloud per finalità di gestione e ottimizzazione della Piattaforma.
Tutti gli utilizzatori sono pregati di prendere visione del “Regolamento per l’uso della piattaforma nextcloud di IFAC” [documento interno]
Qualora Nextcloud venga utilizzato per la gestione dei dati in progetti di ricerca, ogni coordinatore dovrà far sottoscrivere i membri di progetto esterni il documento “Consenso per l’uso della Repository documenti nella piattaforma CNR-IFAC” [documento interno].